3.Mengatur Halaman Cetak dokumen MS Excel 2007

Jika data informasi yang dimasukkan ke dalam dokumen Ms Excel ,nantinya akan bermaksud di cetak ke dalam kertas maka sangat penting sedari awal untuk mengatur halaman cetaknya sesuai kebutuhan. Jika kita tidak mengaturnya sedari awal maka ketika pencetakan biasanya akan terjadi masalah perubahan posisi data bahkan posisi data/informasi yang telah dibuat sebelumnya bisa berantakan nantinya karena ketidak sesuain pengaturan yang ada dengan ukuran kertas yang tersedia. Atau mungkin juga hasil cetakan tidak rapi proporsional  karena pengaturan margin yang tidak tertata sesuai kebutuhan. masalah lain mungkin setelah dicetak barulah menyadari pentingnya nomor halaman  cetak.

Beberapa pengaturan yang pokok pada halaman cetak dokumen Ms Excel

a.   Size

b.   Margin

c.  Orientation

d.   Penomoran halaman cetak

                                         *****************  cd  *****************

Keterangan:

A.LANGKAH MENENTUKAN SIZE 

           Size merupakan ukuran kertas yang akan digunakan dalam pencetakan dokumen.

1.     Klik tab Page Layout

2.     Klik tooL Size

3.     Klik Folio [8.5inchi x 13 inchi]  jika dibutuhkan halaman kerja berukuran kertas HVS (Folio).tetapi tidak semua komputer/laptop menyediakan pilihan ukuran Folio.

Pada kenyataannya Kebanyakan komputer /laptop tidak menyediakan ukuran Folio , sehingga diperlukan langkah khusus untuk menentukan  halaman cetak ukuran Folio (HVS). Seringkali penulis mendengar banyak orang menganggap ukuran Folio sebagai ukuran Legal padahal itu tidak benar karena yang sebanarnya ukuran legal 8,5 inchi x 14 inchi, sedangkan ukuran Folio hanya 8.5inchi x 13 inchi. Ukuran Legal lebih panjang 1 inchi atau 2,5 cm dari ukuran Folio.

Jika pilihan ukuran Folio tidak tersedia di komputer atau laptop yang digunakan maka kita masih tetap dapat mengatur halaman cetak ukuran folio menggunakan seting printer yang drivernya ada di komputer atau laptop kita.

Tentu saja printer yang berbeda merk dan type memiliki format seting yang juga berbeda tetapi masih mudah untuk kita nalar dalam pemilihan perintah-perintahnya. Misal pada contoh kali ini menentukan ukuran halaman cetak folio (HVS) dengan printer yang saya gunakan adalah  Epson T60 Series  dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1.klik tab menu Page Layout
2.klik tool Size
3.klik pilihan More Paper Size..
4.klik Options
5.klik tombol drop down(panah bawah) kotak Size,
6.klik User Defined
7.pastikan di width (lebar halaman cetak jika  orientasi portrait): 8.5 inchi jika satuannya inch  atau pastikan 850 jika satuannya 0.01 inch seperti pada contoh ini.
8.pastikan di height (panjang halaman cetak jika orientasi portrait): 13  inchi jika satuannya inch  atau pastikan 1300 jika satuannya 0.01 inch seperti pada contoh ini
9.klik OK
10.klik Ok lagi pada kotak dialog yang muncul
11.klik Ok lagi pada kotak dialog yang muncul
Selesai..... halaman cetak sudah berukuran Folio.

Lagkah-langkah menentukan ukuran halaman cetak Folio (HVS)

Cara lain menentukan ukuran Folio (HVS) dengan langkah awal yang berbeda yaitu :

1. kli tombol Office
2.klik Print
3.klik Properties...
selanjutnya lakukan langkah ke 5 s/d 11 seperti pada penjelasan di atas.

B. LANGKAH MENENTUKAN MARGINS

Margin merupakan batas pengetikan data/informasi dari tepi halaman kertas

1.     Klik Tab menu Page Layout

2.     Klik tool Margins

3.     Klik jenis ukuran margin yang dibutuhkan misalnya  klik Normal  (jika tidak memerlukan kekhususan ukuran)

C. LANGKAH PENGATURAN ORIENTATION (ARAH KERTAS)

1.   Klik Tab Page Layout

2.   Klik tool Orientation

3.   Klik Portrait (untuk arah kertas vertikal)

Catatan : untuk mengatur arah kertas horizontal/melintang, klik Landscape

D. LANGKAH PENGATURAN  NOMOR HALAMAN

                  Pada contoh ini akan dibuat penomoran di sebelah kanan bawah pada halaman dokumen

1.        Klik tab menu Page layout

2.        Klik tool Print Titles

3.        Klik tab Header/Footer

4.        Klik Custom Footer

5.        Klik Right Section

6.        Klik tool Insert Page Number

7.        Klik OK

8.        Klik OK

Cara lain menentukan pengaturan Margin, Size dan Orientation dapat dilakukan melalui Tab menu yang sama. Sehingga dala satu kali eksekusi kita dapat mengatur berbagai pengaturan halaman sekaligus karen tab pilihan perintahnya berada pada kotak dialog Page Setup..
1.        klik tab menu Page Layout

2.        klik tool Print Titles

3.        Di kotak dialog Page Setup klik tab Page

4.        Atur Orientation dengan klik  Landscape

5.        Atur ukuran kertas di tombol drop Paper Size klik A4

6.        Klik tab Margin untuk mengatur jarak margin yang dibutuhkan.

7.        Ubah dengan mengetikkan angka ukuran margin yang dibutuhkan yaitu:

Top=3   

8.        Ketik  Bottom= 2,0

9.        Ketik  Left= 1,5 

10.    Ketik Right =1,5

11.    Klik OK